Warehouse cost management atau manajemen biaya gudang merupakan strategi mengelola biaya gudang perusahaan Anda agar biaya dapat digunakan dengan optimal dan tidak melenceng dari tujuan tiap aktivitas pergudangan.
Aktivitas pergudangan yang banyak mencakup gaji tenaga kerja, operasional mesin, listrik, sewa gudang, dan lainnya yang jika salah dikelola atau biaya tidak mencukupi akibat manajemen yang buruk, ini dapat menyebabkan turunnya margin keuntungan produk Anda dan juga Harga Pokok Penjualan yang tinggi. Ini bisa menyebabkan pemborosan yang tidak perlu.
McKinsey dalam risetnya menyatakan bahwa warehouse automation meningkatkan produktivitas 4x, waktu respons 15-20% lebih cepat, dan penggunaan ruang pada gudang turun 20%.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari apa arti dari manajemen warehouse cost itu sendiri dan strategi dalam mencegah bengkaknya biaya gudang.
Key Takeaways
Warehouse cost management adalah strategi dalam merincikan alokasi biaya untuk keperluan seluruh operasional gudang. Perincian ini ditujukan agar alokasi efisien dan tidak menyebabkan pembengkakan biaya.
Software Warehouse Management System membantu dalam melacak stok yang mati untuk mencegah pembengkakan biaya simpan barang di gudang.
Memahami Manajemen Biaya Gudang dan Perannya
Manajemen biaya gudang adalah proses perencanaan dan alokasi biaya untuk keperluan operasional gudang. Biaya-biaya ini meliputi sewa gudang, gaji tenaga kerja, peralatan yang digunakan, dan juga biaya penyimpanan persediaan. Semua biaya ini perlu dikelola dan dialokasikan dengan baik agar operasional gudang tetap efisien dan biaya tidak sampai membengkak.
Dalam pengelolaan warehouse cost, biaya gudang haruslah transparan dan jelas tujuannya karena jika ada biaya yang tidak teralokasikan dengan baik, maka operasional bisa menurun kinerjanya dan malah bisa menyebabkan biaya bengkak untuk menutupi kekurangan operasional.
Untuk itu, Anda dapat mempelajari peranan penting lainnya dari warehouse cost management:
- Menjaga profitabilitas: Dengan pelacakan biaya yang jelas, perusahaan tidak akan mengalami kerugian akibat perhitungan biaya yang salah karena jika biaya tidak terlacak dengan baik (misalnya biaya sewa gudang tidak jelas tapi tetap dibayarkan dan ternyata kurang di kemudian hari) akan merugikan keuangan perusahaan.
- Mendukung pengambilan keputusan: Proyeksi dana yang jelas untuk operasional pergudangan membantu perusahaan meninjau data dan mempertimbangkan strategi gudang yang sesuai kebutuhan bisnis.
- Mengukur seberapa efisien operasional: Misalnya, jika dana gudang sering bengkak akibat adanya korupsi dana, maka perusahaan dapat mengetahui adanya penurunan kinerja dan bisa mengambil tindakan agar penurunan kinerja ini tidak terjadi lagi.
Manfaat Pengelolaan Cost Gudang yang Baik
Cost gudang perlu dikelola dengan baik agar biaya dapat digunakan seefisien mungkin demi kebutuhan operasional pergudangan. Pelajari manfaat-manfaatnya di bawah ini:
- Margin keuntungan lebih terlindungi: Sebagian dari biaya gudang seperti biaya listrik atau sewa gudang langsung masuk ke dalam Harga Pokok Penjualan (HPP), sehingga jika warehouse cost management sudah efisien, margin laba yang diterima perusahaan juga semakin baik.
- Arus kas perusahaan menjadi lebih sehat: Manajemen biaya gudang yang transparan dan bisa dipercaya memberi kejelasan pada alur kas, sehingga pihak manajerial dapat melihat apakah arus kas gudang sehat atau tidak.
- Mengambil keputusan berbasis data yang akurat: Perusahaan memiliki visibilitas data yang baik dan jadi mengetahui detail keuangan yang dialokasikan untuk gudang seperti biaya listrik, sewa, atau biaya penyimpanan barang, yang dapat dijadikan dasar menyusun strategi yang lebih akurat berdasarkan kondisi nyata biaya yang dikeluarkan untuk pergudangan.
- Harga jual barang mampu bersaing: Dengan biaya yang terkelola dengan baik, perusahaan dapat menurunkan harga jual produk mereka karena tidak perlu biaya tambahan untuk menutupi biaya operasional gudang. Harga barang yang lebih rendah ini membantu perusahaan berkompetisi dengan pasaran.
- Efisiensi tetapi tidak mengorbankan layanan: Tujuan pengelolaan tidak melulu hanya berfokus pada pemangkasan dana, tetapi jika modal yang terkumpul mencukupi karena alokasi dana sudah sesuai porsinya, layanan pelanggan dapat meningkat karena perusahaan sudah memiliki patokan memproduksi barang yang jelas sehingga pelanggan dapat selalu terpenuhi kebutuhannya.
- Sebagai persiapan bisnis untuk berkembang: Struktur biaya yang terkontrol membuat bisnis lebih siap untuk ekspansi atau berkembang di hal lainnya. Dalam hal ini, perusahaan sudah mampu memetakan biaya mana saja yang ditujukan untuk operasional dan mana yang untuk pengembangan bisnis.
Faktor yang Membuat Warehouse Cost Membengkak
Warehouse cost yang membengkak terjadi bukan tanpa alasan. Memahami penyebabnya sangat diperlukan untuk Anda karena ini membantu Anda memahami risiko apa saja yang kemungkinan terjadi dalam praktik pergudangan Anda. Anda bisa pelajari risikonya pada tabel berikut:
| Faktor pemicu | Mengapa biaya naik | Komponen biaya terdampak |
|---|---|---|
| Tenaga kerja tidak efisien | Proses picking lambat, lembur, dan jam kosong yang membengkakkan biaya operasional yang tidak perlu | Biaya tenaga kerja |
| Penggunaan ruang yang rendah dan tidak efisien | Ruang kosong yang tidak digunakan di gudang atau tata letak buruk, menyebabkan sewa per unit penyimpanan barang jadi mahal | Biaya sewa |
| Kelebihan stok atau adanya stok mati | Stok berlebih mengikat modal dan menambah biaya penyimpanan stok | Biaya penyimpanan |
| Proses manual dan error pada penghitungan | Salah picking, salah hitung, dan retur yang meningkatkan biaya overhead | Biaya overhead |
| Layout & slotting buruk | Jarak tempuh picking panjang sehingga waktu dan tenaga terbuang | Biaya tenaga kerja, peralatan |
| Inakurasi data stok | Memicu stockout mendadak dan biaya pengiriman yang darurat dikeluarkan | Biaya transportasi, overhead |
| Peralatan & energi tidak optimal | Forklift yang tidak digunakan, listrik boros, dan juga perawatan yang tidak rutin | Biaya peralatan, utilitas |
| Minim teknologi/otomasi (tanpa WMS) | Tanpa visibilitas real-time dengan software Warehouse Management System, pemborosan dana lebih sulit terdeteksi | Hampir semua komponen |
Setelah memahami apa saja risiko dan dampak dari biaya gudang yang membengkak, Anda dapat memahami tips mengelola biaya gudang yang baik untuk mencegah pembengkakan dana.
Cara Manajemen yang Baik untuk Menekan Biaya Gudang
Berikut cara-cara esensial dalam menekan biaya gudang:
1. Optimalkan tata letak gudang
Tempatkan barang yang paling sering keluar di tempat yang mudah dijangkau dengan area pengiriman. Karena tenaga kerja berpengaruh paling besar pada komponen biaya gudang, penempatan ini akan meningkatkan efisiensi.
2. Selalu kendalikan tingkat persediaan Anda
Selalu pantau mana saja stok yang laku atau kurang laku. Berhati-hatilah dengan stok yang kurang laku karena bisa menyebabkan dead stock dan hanya menambah biaya penyimpanan gudang serta potensi keuntungannya kecil karena tidak terjual-jual dalam waktu lama.
3. Perkuat prediksi permintaan dalam manajemen
Demand forecast yang kuat membantu pihak manajemen mengetahui produk mana saja yang paling disukai dan sering dibeli oleh pelanggan, sehingga gudang hanya perlu memprioritaskan produk yang memang jaminan keuntungannya sudah pasti dan tidak terlalu mengandalkan produk yang jarang dicari. Ini membuat biaya sewa gudang tidak membengkak.
4. Lakukanlah perawatan alat dan mesin secara rutin
Alat atau mesin yang rusak parah secara mendadak karena tidak pernah dirawat jauh lebih mahal biaya perbaikannya ketimbang melakukan servis rutin dan terprediksi. Ini akan membebani biaya di kemudian hari jika Anda tidak pernah servis mesin pada gudang Anda.
5. Maksimalkan penggunaan ruang dalam gudang
Metode penyimpanan yang baik bukan yang memakan banyak tempat di dalam gudang padahal sebenarnya tidak memerlukan penyimpanan yang banyak. Susun barang dengan vertikal karena ini akan menghemat pemakaian ruang gudang.
6. Coba terapkan teknologi seperti software WMS
Software Warehouse Management System membantu Anda melakukan pemantauan dan pelacakan setiap barang di gudang. Produk yang dead stock dapat dilihat dari sistem ini dan ini membantu dalam mencegah adanya stok yang membebani biaya.
7. Selalu lakukan audit biaya gudang tiap periode
Audit gudang sangat krusial karena memastikan penyimpangan yang ada di gudang dapat diminimalisir. Misalnya, kehilangan barang yang menyebabkan perusahaan harus memproduksi barang tersebut yang tentu saja meningkatkan pemakaian biaya produksi dan penyimpanan.
UU No. 7 Tahun 2014 mewajibkan pemilik barang melakukan pencatatan administrasi pada barang yang diperdagangkan.
Setelah mengetahui cara-cara dalam menekan biaya gudang, penting juga bagi Anda untuk memahami indikator yang memengaruhi biaya gudang secara detail setelah ini.
Checklist Manajemen Warehouse Cost
Warehouse cost management memerlukan ketelitian dalam mengidentifikasi apa saja yang diperlukan oleh gudang perusahaan Anda. Tetapi, biasanya biaya gudang dipengaruhi oleh indikator-indikator berikut:
- Total biaya operasional gudang
- Biaya per pesanan
- Biaya retur barang
- Biaya penyimpanan barang
- Akurasi stok
Masih banyak biaya lainnya yang bisa Anda perhatikan. Anda dapat mengunduh template di bawah dan mempelajari apa saja yang harus menjadi pertimbangan dalam mengelola biaya gudang Anda.
Checklist Manajemen Biaya Gudang Excel
Kesimpulan
Manajemen warehouse cost yang baik tidak hanya bergantung pada alokasi dana yang jelas saja, tetapi perusahaan juga harus memiliki basis terukur seperti KPI (Key Performance Indicator) yang memiliki ukuran jelas. KPI menetapkan batas-batas sehat dan target yang harus dicapai dalam pengumpulan dan alokasi biaya gudang yang lebih efisien. Alhasil, setiap dana sudah memiliki pos-posnya masing-masing dan cukup untuk menjalankan berbagai operasional gudang.
Selain itu, perusahaan perlu senantiasa mempertimbangkan keadaan pasar mengenai tren barang agar tetap mampu mengalokasikan dana gudang dengan optimal.
Pertanyaan Seputar Warehouse Cost Management
Apa saja 4 prinsip biaya?
Prinsip-prinsip biaya meliputi perencanaan biaya, perkiraan biaya, penyusunan anggaran, serta pengendalian biaya. Perencanaan biaya merupakan tahap di mana perusahaan memutuskan akan diapakan biaya gudang yang ada, diikuti dengan perkiraan biaya untuk mengetahui kira-kira besaran dana yang akan dikeluarkan. Lalu, anggaran mulai disusun dengan lebih detail dan terakhir audit dan KPI diterapkan agar pemakaian biaya tidak melenceng dari tujuannya masing-masing.
Apa saja struktur biaya?
Struktur biaya mencakup biaya tetap (sewa gudang atau asuransi), biaya variabel (gaji tenaga kerja), dan inventory carrying cost (biaya simpan stok, risiko kerusakan).
Sewa gudang termasuk biaya apa?
Biaya sewa gudang termasuk dalam biaya tetap karena biaya sewa relatif tidak berubah dan tidak terpengaruh oleh faktor eksternal seperti turunnya volume barang yang disimpan. Harga sewa akan sama saja.
Apa bedanya gudang dan pergudangan?
Gudang adalah tempat fisik untuk menyimpan semua stok barang, sedangkan pergudangan adalah rangkaian aktivitas dalam mengelola barang di gudang.
