Perbedaan Stock Take dan Stock Opname dalam Rekap Barang

Setelah setiap periode berakhir, perusahaan Anda harus melakukan stock take atau stock opname. Hal ini memastikan nilai inventaris di dokumen keuangan Anda akurat. Selain itu, Anda juga mendapatkan data yang dibutuhkan untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis Anda.

Sebuah riset IHL Group menemukan bahwa stockout dan overstock menyebabkan kerugian sekitar $1.77 triliun secara global pada tahun 2025. Namun, jika Anda memiliki data yang akurat, Anda dapat mencegah inefisiensi internal dan mendeteksi stok yang hilang. Oleh karena itu, Anda perlu memahami stock take dan stock opname secara menyeluruh.

Pengertian Stock Take dan Stock Opname

Sebelum membahas perbedaan antara stock take dan stock opname, Anda perlu mengetahui pengertiannya terlebih dahulu:

1. Pengertian Stock Take

Stock take adalah proses perhitungan fisik stok barang untuk memverifikasi catatan inventaris. Tim internal atau eksternal akan menghitung jumlah dan kondisi unit di gudang secara rutin. Setelah itu, mereka akan membandingkan hasilnya dengan angka di sistem. 

Ada beberapa jenis stock take, yaitu:

• Periodik: stock take berkala. Metode ini cocok untuk bisnis UMKM karena mereka hanya perlu merekap data setiap akhir periode. 
• Perpetual: stock take dilakukan sepanjang tahun. Metode ini lebih pas untuk perusahaan dengan struktur persediaan yang besar. 
• Annual: stock take setahun sekali. 
• Cycle counting: stock take sebagian aset secara berkala. Bisnis biasanya menggunakan metode ini agar mereka tidak perlu menghentikan operasional. 
• Spot check: stock take secara acak dan mendadak.

2. Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah proses mencocokkan data stok barang dengan jumlah barang di gudang lewat rekonsiliasi. Ini dilakukan secara berkala oleh tim internal atau eksternal, tergantung keputusan perusahaan Anda. Mereka mulai dengan membandingkan total stok di rak dengan data sistem. Kemudian, mereka mencari tahu penyebab perselisihan dan membuat laporan stock opname. 

Terdapat beberapa jenis stock opname yang dapat Anda lakukan:

• Daily: stock opname setiap hari. Jenis ini cocok untuk toko yang menjual produk FMCG (Fast Moving, Consumer Goods), seperti makanan dan obat-obatan.
• Periodic: stock opname yang dilaksanakan setiap periode, secara berkala.
• Annual: stock opname setahun sekali. Bisnis cenderung melakukan ini untuk keperluan laporan keuangan dan perpajakan. 

Manfaat Stock Take dan Stock Opname

Metode stock take dan stock opname memiliki banyak manfaat bagi bisnis yang menerapkannya. Berikut penjelasannya:

1. Manfaat Stock Take

• Memastikan data akurat: Perhitungan rutin memastikan jumlah semua SKU sudah tercatat dengan benar. Hal ini penting karena stok barang ada dalam neraca saldo dan neraca keuangan dalam bentuk inventory. 
• Mencegah overstocking: Dengan menggunakan data stok yang benar, Anda dapat forecast permintaan dan menentukan stock level yang optimal. 
• Mencegah barang out-of-stock: Anda dapat menetapkan reorder point dan mengidentifikasi produk yang perlu diisi ulang, dengan data akurat. 
• Membantu inventory cleaning: Lewat stock taking, Anda dapat mendeteksi dan menangani stok lama. Ini bisa berkisar dari damaged good hingga dead stock. 
• Mendeteksi barang yang hilang: Stock take memudahkan proses pelacakan barang yang hilang. Secara tidak langsung, metode ini membantu Anda mendeteksi pencurian produk. 

2. Manfaat Stock Opname

• Menjamin keakuratan data: Metode stock opname mencocokkan jumlah aset secara berkala, sehingga memastikan nilai stok barang sudah benar. 
• Mengontrol anggaran perusahaan: Stock opname mengurangi jumlah dead stock dalam gudang Anda, yang memakan tempat dan biaya. 
• Menekan risiko shrinkage dan stockout: Data historis akurat mengidentifikasi produk yang populer dan tidak populer. Anda dapat menggunakan ini untuk menentukan barang mana yang sebaiknya dibeli dan mana yang tidak. 
• Mengurangi kerugian bisnis: Anda dapat mengambil keputusan berbasis data, menggunakan metode stock opname. Keputusan-keputusan ini dapat mencakup alokasi anggaran hingga perancangan strategi diskon. 

Perbedaan Stock Take dan Stock Opname

Di Indonesia, banyak bisnis yang menganggap bahwa stock take dan stock opname adalah hal yang sama. Meskipun mereka berdua merekonsiliasi data, keduanya memiliki beberapa perbedaan dalam praktik, yaitu:

Aspek	Stock Take	Stock Opname
Fokus	Menghitung jumlah stok barang riil di gudang.	Rekonsiliasi data sistem dengan jumlah stok barang secara fisik.
Target	Seluruh stok barang.	Umumnya seluruh stok barang, tetapi bisa sebagian (melalui Partial Stock Opname).
Tujuan	Menjamin keakuratan stok barang.	Mendeteksi perselisihan antara data sistem dan jumlah fisik.
Kapan	Tergantung jenis stock take (periodik, perpetual, annual, cycle counting atau spot check). Namun, umumnya ini terjadi setiap periode.	Tergantung jenis stock opname (daily, periodic, atau annual).
Tanggung jawab siapa	Tim internal (stocktaking committee, manajer, stocktaker, dan auditor) atau vendor outsourcing.	Tim internal (auditor, staf gudang, supervisor, tim inventory control, dan tim akuntansi) atau tim eksternal.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Stock Take atau Stock Opname?

Dengan perbedaan antara stock take dan stock opname, Anda tidak akan terkejut bahwa setiap proses lebih cocok untuk situasi-situasi tertentu. Contohnya, lakukan proses stock take saat:

• Akhir setiap periode,
• Atasan membutuhkan data akurat untuk perencanaan dan forecasting,
• Ada pergantian manajer gudang, 
• Barang sering hilang,
• Sebelum tutup buku, dan
• Tim akuntansi memerlukan data untuk menyusun neraca keuangan,

Anda sebaiknya melakukan stock opname pada waktu berikut:

• Di akhir setiap periode,
• Sebelum audit,
• Sebelum melaporkan pajak,
• Sebelum tim akuntansi menyusun laporan keuangan,
• Sebelum tutup buku, dan
• Sistem Anda mendeteksi perselisihan antara angka riil dan angka sistem,

Cara Melakukan Stock Take dan Stock Opname

Stock take dan stock opname mengikuti alur kerja yang serupa. Jadi, berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan stock take dan stock opname:

1. Metode Stock Take

• Tentukan jadwal dan bentuk tim: Tetapkan kapan dan siapa yang akan melakukan Stock Take. Ini bisa berupa tim internal atau tim dari perusahaan outsourcing. 
• Siapkan bisnis: Atur gudang dan pisahkan damaged goods dari persediaan. Sesudah itu; kumpulkan tools (seperti scanner), stock sheet, daftar inventaris, dan kartu stok. 
• Hitung stok: Hitung total aset riil di count sheet. 
• Rekonsiliasi stok: Periksa apakah ada perbedaan antara angka riil dengan data catatan inventaris. Lalu, cari tahu penyebabnya jika ada. 
• Buat jurnal: Buat stock adjustment form dan minta persetujuan dari pihak yang berwenang (contohnya, supervisor).
• Update data: Perbarui data dalam sistem. 

2. Metode Stock Opname

• Tentukan jadwal dan bentuk tim: Jadwalkan stock opname, lalu bentuk tim internal atau tandatangani kontrak dengan vendor eksternal. 
• Siapkan bisnis: Hentikan stock movement dan rapikan stok barang. Setelah itu, siapkan dokumen yang tim Anda perlukan. Ini mencakup kartu stok, Goods Receipt Note (GRN), Delivery Order, dan count tag. 
• Hitung stok: Hitung dan catat jumlah stok barang fisik di count tag. 
• Rekonsiliasi stok: Bandingkan angka riil dengan angka di sistem. Apabila ada selisih; telusuri GRN dan delivery order untuk transaksi yang mungkin belum tercatat. 
• Buat laporan: Buat berita acara stock opname dan laporan stock opname. Selanjutnya, kirimkan kedua dokumen itu untuk persetujuan. 
• Update data: Buat stock adjustment journal dan perbaiki data di sistem. 

Platform Untuk Stock Take dan Stock Opname

Anda dapat merekap stok barang di berbagai platform, seperti:

1. Spreadsheet Excel

Excel adalah media paling dasar yang dapat Anda gunakan untuk melakukan rekapitulasi data. Ini fleksibel dan mudah disesuaikan, tetapi rentan terhadap kesalahan manual. Spreadsheet cocok untuk perusahaan kecil dan menengah (UMKM) atau bisnis dengan struktur sederhana.

2. Sistem stok barang

Seiring bertambahnya ukuran dan struktur inventaris, Anda perlu beralih ke aplikasi stok barang. Sistem ini merekam data secara real-time. Anda dapat menggunakannya bersama teknologi RFID atau barcode supaya pencatatan dan pemantauan lebih efisien. Karena itu, aplikasi ini cocok untuk perusahaan dengan banyak unit produk atau cabang. 

Kesalahan Umum dalam Stock Take dan Stock Opname

Selama proses stock take dan stock opname, ada beberapa kesalahan umum yang perlu Anda waspadai:

1. Kesalahan input dan hitung

Salah satu kesalahan paling umum dengan proses stock take dan stock opname. Kesalahan manusia dapat menyebabkan perhitungan ganda secara tidak sengaja dan beberapa barang terlewatkan. Bahkan dengan teknologi pun, kesalahan typo dan entri duplikat masih dapat terjadi. 

2. Tidak mempersiapkan bisnis

Perencanaan dan persiapan bisnis adalah tahap penting dalam merekap data. Apabila Anda tidak menetapkan tugas staf terlebih dahulu, tim Anda tidak akan bekerja secara efisien. Hal ini juga berlaku ketika Anda mengabaikan training atau tidak mengorganisir gudang sebelum Hari-H. Proses akan memakan waktu karena staf mungkin harus mengumpulkan semua produk untuk satu unit terlebih dahulu. 

3. SOP kurang mendalam

Untuk proses stock take dan stock opname yang lancar, bisnis Anda perlu SOP yang jelas. Prosedur yang sering berubah hanya akan membingungkan tim Anda. Format kode barang dan label inventaris yang berbeda akan mempersulit pelacakan stok barang. Ini dapat menyebabkan hasil rekap data yang selisih. 

4. Tidak menggunakan teknologi

Mengandalkan metode manual hanya akan membebani bisnis Anda. Metode ini membawa risiko tinggi salah input dan salah hitung. Anda perlu mengelola perhitungan yang mungkin kurang lengkap dan dokumen yang bisa hilang kapan saja. Seiring waktu, ini akan menghabiskan banyak waktu dan uang Anda. 

Tips Melakukan Stock Take dan Stock Opname

Agar proses stock take dan stock opname lebih mudah, Anda sebaiknya menggunakan tips di bawah ini: 

1. Buat SOP

Buatlah Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk masing-masing metode. SOP ini harus merinci prosedur, metode, alat, dan dokumen yang dibutuhkan. Sebagai tambahan, Anda dapat membuat SOP gudang penyimpanan barang supaya proses organisasi persediaannya lebih mudah. 

2. Digitalkan proses

Gunakan teknologi dalam proses stock take dan stock opname. Misalnya:

• Software: Sistem stok barang mencatat stock movement secara real-time, sehingga memudahkan proses rekap data. Ada berbagai macam software stok barang yang dapat Anda gunakan, jadi pilih opsi sistem stok barang yang paling cocok dengan perusahaan Anda.
• Tracking tools: Barcode dan RFID memungkinkan Anda untuk melacak aset secara online. Jangan lupa untuk menyiapkan barcode scanner dan RFID scanner.
• Portable data terminal: Perangkat yang menyimpan hasil pemindaian, sebelum tim Anda mentransfer hasilnya ke sistem. 
• Cobots: Robot kolaboratif yang dapat mengotomatiskan tugas-tugas rutin, seperti menghitung stok barang fisik.  

3. Double-check stok barang

Terapkan metode double-check supaya keakuratan jumlah riil aset terjamin. Contohnya, setelah tim Anda menghitung jumlah stok di gudang, suruh mereka menghitungnya kembali. Lalu, perbaiki jumlah unit yang berbeda dan gunakan hasilnya untuk proses rekonsiliasi. 

4. Latih tim Anda

Ajarkan tim Anda:

• Cara menangani produk,
• Cara menangani dead stock dan damaged goods,
• Cara menganalisis data,
• Cara mengisi stock sheet atau count tag, 
• Cara menggunakan barcode dan RFID scanner, dan
• Cara menginput data dalam sistem stok barang,

Catatan: Pada H-1 stock take atau stock opname, lakukan demo singkat. Hal ini menjamin pekerja Anda tahu cara melakukannya dalam praktik. 

5. Audit secara berkala

Di akhir setiap periode, lakukan audit terhadap proses dan SOP. Anda perlu mengevaluasi dan mengidentifikasi kekurangan apa pun. Ingatlah untuk meminta feedback dari orang-orang yang menjalankan proses tersebut. Ini akan meningkatkan alur kerja stock take dan stock opname bisnis Anda. 

Kesimpulan

Sebelum merekap data, Anda perlu mengetahui definisi stock take dan stock opname. Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama, masing-masing proses lebih cocok untuk situasi yang berbeda. Anda sebaiknya menggunakan stock take ketika Anda perlu memastikan keakuratan data persediaan. Sebaliknya, Anda lebih baik menggunakan stock opname saat berurusan dengan angka yang berbeda. 

Meskipun demikian, stock take dan stock opname membutuhkan persiapan yang mendalam. Anda harus mengorganisir lokasi dan label stok barang di gudang. Anda juga perlu merencanakan prosesnya terlebih dahulu. Dengan cara inilah, Anda dapat melakukannya dengan tepat.

Pertanyaan Seputar Perbedaan Stock Take dan Stock Opname

Bagaimana cara melatih karyawan untuk melakukan stock take?

Pertama, susun Standard Operating Procedure (SOP) terlebih dahulu. Tentukan metode hitung yang akan mereka gunakan, serta cara menangani barang yang bermasalah. Sesudah itu, ajarkan mereka cara memasukkan data dalam count tag dan sistem. Kemudian, lakukan demo singkat sebelum Hari-H.

Bagaimana cara mempersiapkan bisnis untuk stock take?

Pilih tanggal yang akan menyebabkan gangguan operasional minimal, kemudian tetapkan tugas masing-masing anggota tim. Hentikan stock movement dan rapikan gudang persediaan Anda. Sesudah itu, siapkan stock sheet. Jangan lupa untuk memberikan briefing dan demo singkat kepada tim stock take sehari sebelumnya.

Berapa lama proses stock opname berlangsung?

Stock opname dapat memakan waktu beberapa jam hingga beberapa minggu, tergantung pada ukuran inventaris dan jumlah SKU bisnis Anda. Apabila Anda ingin stock opname Anda berlangsung untuk beberapa jam saja, Anda perlu mengoptimalkan prosesnya. Ini dapat mencakup pengoptimalan layout gudang Anda hingga penggunaan teknologi untuk memudahkan identifikasi.

Kenapa Stock Opname dilakukan di akhir bulan?

Perusahaan melakukan stock opname di akhir bulan karena waktunya dekat dengan proses tutup buku akhir bulan. Mereka harus memastikan bahwa angka persediaan dalam neraca keuangan akurat. Ini agar mereka dapat mengidentifikasi risiko finansial, sekaligus menilai kesehatan keuangan perusahaan.