Headcount: Pengertian, Cara Menghitung, dan Manfaatnya

Setiap bisnis harus mengetahui jumlah headcount mereka. Departemen HR sulit memproyeksi kebutuhan HR tahun depan tanpa angka dan metodologi yang jelas. Bisnis secara menyeluruh tidak bisa menerapkan headcount plan, apabila estimasi pengeluaran tidak masuk akal. 

Menurut WEF (2025), perubahan struktural di pasar tenaga kerja diprediksi akan menciptakan 170 juta lapangan kerja dalam lima tahun ke depan. Namun, 8% dari lapangan kerja saat ini, atau 92 juta akan menghilang. Mereka juga melaporkan bahwa skill gap menghalang transformasi digital dari 63% responden pada periode 2023-2025. Oleh karena itu, Anda harus menghitung dan merencanakan headcount agar bisnis memiliki tenaga kerja untuk mencapai targetnya.

Pengertian dan Cara Menghitung Headcount

Headcount adalah jumlah total karyawan yang dipekerjakan oleh suatu perusahaan. Data ini bermanfaat dalam memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang dan mengefisiensikan anggaran sejak dini. Hal ini karena headcount menunjukkan berapa banyak pekerja yang ada pada waktu tertentu, baik saat ini maupun masa lalu. Maka dari itu, bisnis menggunakan headcount dalam workforce planning dan headcount planning. 

Cara mudah untuk menghitung headcount adalah dengan mengkalkulasi jumlah orang yang bekerja di perusahaan Anda. Namun, Anda dapat menghitungnya per departemen supaya Anda dapat membandingkannya. 

Manfaat Menghitung Headcount

Headcount memiliki banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Mengetahui jumlah p    ekerja yang ada di perusahaan Anda mempermudah pengelolaan dan perencanaan jumlah pegawai. Beberapa manfaat lain headcount adalah:

1. Pengeluaran HR lebih terkontrol

Perencanaan tenaga kerja mengefisiensikan pengeluaran departemen HR. Rekrut yang buruk akan menurunkan kualitas tenaga kerja dan produktivitas Anda. Anda juga harus mengeluarkan waktu untuk mencari pengganti karyawan baru. Dengan headcount plan, setiap job posting harus memiliki justifikasi finansial terlebih dahulu. 

2. Rekrutmen lebih terfokus dan terencana

Rekrutmen reaktif adalah proses merekrut karyawan baru tanpa rencana. Jika tim HR Anda tidak dapat menemukan kandidat yang sesuai, ini dapat mengakibatkan posisi kosong atau rekrut berkualitas rendah. Anda hanya akan meningkatkan tekanan pada tenaga kerja Anda yang ada sampai Anda menemukan pengganti.

3. Ada talent pool dan pipeline untuk peran penting

Menghitung headcount sejak awal membantu Anda menciptakan talent pool dan talent pipeline untuk posisi penting. Rekruter Anda akan mengetahui persyaratan mana yang harus mereka perhatikan selama proses rekrutmen. Ini memudahkan succession planning dan contingency planning.

4. Struktur perusahaan lebih fleksibel dan adaptif

Perencanaan tenaga kerja memudahkan bisnis untuk memindahkan karyawan ke posisi atau departemen baru sesuai kebutuhan. Anda dapat mengubah posisi seorang staf tanpa menimbulkan masalah apapun. 

Headcount Planning: Cara Menetapkan Headcount

Headcount planning adalah proses menentukan jumlah pekerja yang diperlukan agar suatu target tercapai. Bisnis mengembangkan suatu headcount plan untuk memfokuskan perekrutan dan pengelolaan staf. Ini supaya mereka siap menanggapi kebutuhan tenaga kerja, sambil mengendalikan pengeluaran anggaran HR. 

Departemen HR-lah yang menyusun berbagai headcount plan, dengan input dari departemen keuangan dan kepala departemen. Ini umumnya terdiri atas:

• Jumlah pekerja yang bisnis butuhkan,
• Alokasi jumlah pekerja per departemen,
• Estimasi anggaran yang pas dengan anggaran perusahaan,
• Posisi pekerjaan yang menjadi prioritas bisnis, dan
• Metrik untuk mengevaluasi rencana dan hasilnya.

Kapan Anda harus Menyusun Headcount Plan?

Headcount planning bukan kegiatan sekali saja. Anda harus menyusun atau memperbarui rencana tenaga kerja dalam situasi berikut:

• Setiap tahun atau kuartal: Anda perlu membuat atau merevisi headcount plan setiap tahun atau periode. 
• Target bisnis berubah: Ketika suatu perusahaan mengubah target bisnisnya, mereka harus melakukan headcount planning. Rencana tenaga kerja harus selaras dengan target terbaru, sehingga Anda harus menyesuaikannya.
• Lonjakan tiba-tiba dalam turnover rate: Setelah perputaran karyawan yang tinggi, Anda harus mengidentifikasi gap yang timbul akibat lonjakan itu. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyusun rencana yang dapat mengatasi kesenjangan tersebut. 
• Setelah mass hiring: Setelah perekrutan masal, Anda perlu membuat headcount plan yang mencerminkan peningkatan tenaga kerja. 
• Setelah restrukturisasi: Anda harus memperbarui rencana tenaga kerja setelah restrukturisasi perusahaan. Ini membantu Anda mencocokkan rencana dan pekerja yang ada dengan perusahaan struktur organisasi.

Cara Membuat Headcount Planning

Perencanaan tenaga kerja memerlukan analisis struktur perusahaan dan penyelarasan dengan rencana bisnis. Berikut cara membuat headcount planning yang benar:

1. Petakan kondisi tenaga kerja Anda saat ini

Lakukan workforce mapping sebelum menyusun headcount plan. Anda harus mengevaluasi total karyawan per departemen, distribusi pekerja, masa kerja rata-rata, dan tingkat pergantian karyawan. 

2. Lakukan workforce analysis gap

Analisis perbedaan antara workforce Anda dan apa yang Anda perlukan di masa mendatang. Anda harus mengidentifikasi kesenjangan yang ada dalam tenaga kerja Anda. Ini bisa berupa kekurangan pekerja atau kekurangan keterampilan. Namun, ingatlah bahwa selain rekrutmen, Anda dapat mengatasi gap ini dengan upskilling atau mengalokasikan kembali pekerja. 

3. Sesuaikan rencana dengan target bisnis

Berkomunikasilah dengan manajemen untuk mendapatkan masukan tentang rencana atau target bisnis. Anda perlu menyelaraskan headcount plan dengan rencana bisnis dan target pendapatan.  

4. Tetapkan posisi mana yang harus Anda prioritaskan

Tentukan prioritas rekrutmen berdasarkan dampaknya terhadap pendapatan dan operasional bisnis. Buat daftar posisi penting dan kategorikan menurut tingkat kepentingannya. Kemudian, analisis keterampilan yang dibutuhkan dan dampaknya jika peran itu tidak terisi. Ada beberapa peran yang perlu Anda penuhi segera mungkin dan ada pula yang tidak. 

5. Hitung estimasi budget

Perkirakan anggaran yang Anda butuhkan untuk suatu posisi, bersama departemen keuangan. Anda harus memperhitungkan gaji, tunjangan, jamin sosial (seperti BPJS), biaya rekrutmen, onboarding, pelatihan, dan biaya operasional lainnya. Ini akan menghasilkan anggaran perekrutan yang realistis. 

6. Implementasikan headcount plan

Buat roadmap, lalu terapkan headcount plan dalam bisnis Anda. Tim HR Anda akan membuat rencana perekrutan dan mulai proses rekrutmen setelah mendapatkan persetujuan. Mereka juga akan menggunakannya untuk menulis job posting dan menentukan fokus perekrutan mereka. 

7. Review dan monitor headcount plan secara berkala

Tinjau dan perbarui headcount plan Anda secara periodik. Anda perlu melakukan ini setidaknya setiap kuartal, tetapi juga saat ada perubahan pada bisnis atau pasar Anda. Jangan lupa untuk memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas hal ini dan apa yang perlu mereka tinjau agar lebih efisien. 

Contoh Headcount Planning di Perusahaan

Sebelum membuat headcount plan, Anda sebaiknya menyiapkan templat internal. Ini akan mempermudah dan menstandardisasi pencatatan. Karena itu, berikut contoh headcount planning yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi untuk perusahaan Anda:

Template Headcount Planning di Excel

Untuk bisnis kecil atau UMKM, gunakan Excel supaya perencanaan jumlah karyawan yang simpel. Anda dapat memakai template di bawah ini untuk kemudahan penggunaan:

Masalah Umum dalam Headcount dan Headcount Planning

Dalam menghitung headcount dan melakukan headcount planning, ada beberapa kesalahan umum yang perlu Anda waspadai:

1. Data tidak terpusat atau real-time

Anda memerlukan data yang real-time untuk menghasilkan rencana tenaga kerja yang up-to-date. Tidak adanya real-time visibility pada headcount report akan mempersulit pemetaan tenaga kerja. Data yang tersebar di berbagai file juga menyusahkan hal ini. 

2. Tidak merevisi rencana ketika kondisi berubah

Setiap kali kondisi bisnis atau pasar berubah, rencana tenaga kerja Anda menjadi usang. Sampai Anda memperbaruinya, rencana itu tidak akan merefleksikan kebutuhan perusahaan Anda secara akurat. 

3. Tidak menetapkan metrik untuk pemantauan

Sebelum Anda mengimplementasikan headcount planning, Anda perlu menentukan metrik yang akan Anda pantau. Ini bisa jadi:

• Attrition rate: Persentase pekerja yang keluar dalam periode tertentu. 
• Average employee tenure: Rata-rata masa kerja karyawan dalam suatu perusahaan. 
• Cost per hire: Total uang yang dihabiskan untuk mempekerjakan seorang staf.
• Headcount growth rate: Persentase jumlah karyawan yang bekerja di suatu bisnis. 
• Time per hire: Jangka waktu yang berlalu antara seorang kandidat melamar pekerjaan hingga kandidat tersebut menerima tawaran pekerjaan. 

Hal yang Perlu Anda Perhatikan Selama Proses Headcount

Saat menghitung headcount dan membuat headcount plan, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut:

1. Sesuaikan metode dengan perusahaan Anda

Anda perlu memilih pendekatan yang tepat dengan perusahaan Anda, contohnya:

• Bottom-up planning. Pertama, kepala departemen akan memperkirakan kebutuhan divisi mereka. Lalu, HR dan keuangan akan mencocokkannya dengan target bisnis. 
• Top-down planning. Kepemimpinan senior akan menghitung jumlah karyawan yang dibutuhkan setiap divisi. Kemudian, mereka akan mengalokasikan pekerja dan anggaran untuk divisi tersebut. 
• Driver-based planning. Rencana langsung dihubungkan dengan metrik tertentu.
• Scenario-based planning. Tim HR membuat beberapa rencana perekrutan untuk setiap skenario, mulai dari yang optimis hingga pesimis. Metode ini cocok untuk perusahaan di pasar yang terus berubah atau yang sedang ekspansi.

2. Libatkan lebih dari satu departemen

Minta masukan dari kepala setiap departemen dan tim keuangan. Perencanaan tanpa input kepala departemen akan menghasilkan rencana yang tidak sesuai dengan masing-masing departemen. Anda akan kesulitan memperkirakan anggaran yang tepat tanpa bantuan divisi keuangan. 

3. Rencana harus fleksibel

Kondisi bisnis tidak statis. Karena itu, Anda perlu meninjau dan memperbarui headcount plan secara berkala. Revisi rencana Anda berdasarkan data dan kondisi terkini. Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa membuat rencana yang fleksibel untuk beradaptasi dengan skenario apapun sejak awal. 

4. Perhitungkan juga jumlah karyawan yang keluar

Pertimbangkan attrition saat memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Rencana Anda harus memperhitungkan jumlah pekerja yang mungkin keluar dalam periode tertentu. Ini memungkinkan Anda untuk memproyeksi berapa banyak pekerja yang Anda butuhkan untuk menggantikan mereka. 

5. Manfaatkan headcount planning tools

Pakai headcount planning tools yang cocok untuk perusahaan Anda. Apabila perusahaan Anda kecil, Anda sebaiknya menggunakan Excel. Dibandingkan dengan software, Excel memiliki harga yang terjangkau. Sebagian besar orang juga sudah tahu cara menggunakannya. 

Meskipun Excel mudah dan praktis, skalabilitasnya sulit ditingkatkan. Jika perusahaan Anda menengah ke atas, gunakan aplikasi HRIS untuk database yang terpusat dan sistem yang skalabel. Jadi, Anda tidak perlu mengumpulkan data sebelum menyusun headcount plan. 

Kesimpulan

Mengetahui headcount menyederhanakan proses perekrutan dan pengelolaan tenaga kerja. Ini membantu Anda menyesuaikan manajemen pekerja dengan target bisnis. Anda juga dapat menurunkan biaya rekrutmen dan rasio attrition.

Apabila Anda belum menetapkan dan merencanakan headcount, kumpulkan dan audit data yang berhubungan. Setelah itu, buat rencana dengan bantuan tim HR, tim keuangan, kepala departemen dan manajemen tingkat atas. Review dan perbarui dokumen secara teratur. Dengan ini, Anda dapat menghindari krisis tenaga kerja dalam bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Headcount

Apa perbedaan headcount dan FTE?

Headcount adalah jumlah staf yang bekerja di suatu perusahaan. Sebaliknya, full-time equivalent (FTE) adalah total jam kerja staf. Dibandingkan dengan headcount, FTE menunjukkan kapasitas tenaga kerja suatu bisnis lewat membagi total jam kerja semua staf dengan jam kerja full-time umumnya. Headcount hanya menampilkan jumlah pekerja yang ada, tanpa mempertimbangkan status mereka.

Apa perbedaan headcount planning dan workforce planning?

Headcount planning berfokus pada berapa banyak pekerja yang Anda butuhkan, untuk peran apa, kapan, dan anggaran yang perlu Anda alokasikan. Sebaliknya, workforce planning memiliki cakupan yang lebih luas dan jangka panjang. Ini berfokus pada keterampilan yang dibutuhkan. Bisnis biasanya menggunakan ini dalam mengembangkan contingency plan dan succession plan.

Apakah headcount planning hanya untuk perusahaan besar?

Tidak, Anda perlu melakukan headcount planning di perusahaan besar maupun kecil. Satu rekrutan buruk memiliki dampak yang lebih besar pada perusahaan kecil daripada perusahaan besar. Ini menguras kas perusahaan dan produktivitas pekerja Anda.

Pihak mana saja yang harus terlibat dalam headcount planning?

Anda perlu melibatkan divisi HR, divisi keuangan, kepala departemen, dan kepemimpinan bisnis dalam headcount planning. HR berperan untuk memimpin usaha perencanaan tenaga kerja. Keuangan menyelaraskan headcount plan dengan anggaran. Kepala departemen memberikan informasi tentang kebutuhan operasional mereka. Pada akhirnya, pemimpin senior atau eksekutif memberikan persetujuan akhir.