Strategi Kelola Stock On Hand & Rumus Akuratnya

Pernahkah Anda kesulitan mencari stok di gudang, padahal tim sales sudah mengonfirmasi barang tersebut siap kirim? Masalah “stok gaib” seperti ini biasanya berasal dari data stock on hand yang tidak akurat. 

Padahal, data SOH yang akurat menjaga kesehatan finansial bisnis dan mencegah penumpukan stok. Data yang meleset seringkali menjadi penyebab hilangnya peluang penjualan. Survei AlixPartners menemukan bahwa 66% dari responden akan pindah ke retailer lain jika barang yang mereka inginkan tidak tersedia. Oleh karena itu, Anda harus mencatat data dengan disiplin dan menghitung Stock on Hand dengan benar.

Definisi Stock on Hand

Stock on Hand (SOH) adalah total produk yang ada secara fisik di gudang perusahaan Anda. Ini mencakup persediaan yang siap untuk dijual dan persediaan yang dialokasikan untuk reservasi atau transfer antar gudang. Seperti persediaan pada umumnya, tren permintaan dan kondisi supply chain memengaruhi jumlah SOH dalam sebuah perusahaan. Selain itu, lead time pemasok dan jenis produknya sendiri juga berpengaruh.

Manfaat SOH dalam Mengelola Barang

SOH memiliki beberapa manfaat dalam mengelola persediaan perusahaan, yaitu:

1. Mengatasi Stockout dan Overstock

Stock on Hand memastikan jumlah aset tidak melebihi kapasitas gudang atau kurang dari permintaan. Hal ini mencegah penumpukan barang, yang membuang biaya dan meningkatkan risiko kerusakan. SOH juga mencegah kerugian akibat stockout. Pada dasarnya, Anda menjaga dan mengoptimalkan ketersediaan produk.  

2. Meningkatkan pengelolaan stok barang

Tanpa memantau produk di gudang Anda, manajemen Anda akan tidak efektif. Anda hanya akan meningkatkan risiko stockout dan persediaan yang usang. Agar ini tidak terjadi, Anda perlu mengelola inventaris sambil mempertimbangkan Stock on Hand. 

3. Membuat perusahaan lebih adaptif

Dengan menyimpan Stock on Hand, bisnis Anda dapat beradaptasi dengan perubahan eksternal. Ketika pengiriman tertunda atau pemasok Anda mengalami masalah, Anda masih dapat memproses pesanan dengan SOH. Hal ini juga berlaku untuk permintaan musiman dan perubahan pasar. Anda tidak perlu memesan barang dalam waktu singkat, yang cenderung lebih mahal dari biasanya. 

4. Meningkatkan customer satisfaction

Stock on Hand memastikan pesanan pelanggan Anda terpenuhi. Anda dapat mempercepat proses order fulfillment produk Anda. SOH mengurangi lead time, sehingga mengefisiensikan proses pemrosesan pesanan pelanggan Anda. Melalui ini, customer satisfaction dan reputasi bisnis Anda akan meningkat. 

5. Mengontrol anggaran bisnis

SOH berguna dalam mengendalikan biaya perusahaan. Dengan memantau stok barang yang tersedia, Anda dapat mencegah pemesanan mendadak. Secara menyeluruh, ini menekan pengeluaran terkait penyimpanan barang dan mengoptimalkan penggunaan budget perusahaan.

Cara Hitung Stock on Hand di Lapangan

Waktu Anda ingin menghitung jumlah stok fisik di gudang, Anda menggunakan rumus:

Namun, dalam praktiknya, Anda perlu melakukan beberapa hal terlebih dahulu. Anda tidak bisa begitu saja masuk ke dalam gudang, melainkan Anda harus:

1. Tentukan waktu cut-off

Sebelum Anda mulai, hentikan semua aktivitas keluar-masuk barang. Pastikan tidak ada surat jalan yang belum di-input dan barang di area pengemasan. Hasil Anda tidak akurat jika gudang masih beroperasi selama proses perhitungan.

2. Cek ulang data

Periksa kembali catatan inventaris Anda. Identifikasi dan buang barang yang rusak atau kedaluwarsa. Bandingkan jumlah produk fisik dengan jumlah produk yang tercatat dalam sistem. Jangan ada satu pun komponen dalam Stock on Hand yang tidak akurat. 

Catatan: Tim Anda sebaiknya menggunakan metode blind count untuk menghitung jumlah stok di gudang. Jadi, mereka akan menulis angka sebenarnya. 

3. Rekonsiliasi dan investigasi

Jika Anda menemukan perbedaan antara angka fisik dan data sistem, selidiki penyebabnya di 3 titik ini:

• Log transaksi terakhir: Apakah ada barang yang belum di-scan?
• Area transit: Apakah ada barang yang masih berada di area packing?
• Double input: Apakah admin secara tidak sengaja menginput surat jalan dua kali?

4. Update data

Setelah Anda menemukan alasan mengapa angka fisik berbeda dari data sistem, perbaikilah. Angka-angka inilah yang menjadi stok masuk dan keluar untuk periode ini, serta stok awal periode berikutnya.

Contoh Stock on Hand

Sebagai contoh, bayangkan Anda sedang menghitung SOH kuartal pertama untuk PT XYZ. Mereka memulai periode dengan 630 unit. Sepanjang kuartal tersebut, mereka menerima 412 unit dan menjual 342 unit. Dengan data ini, mereka memasukkannya ke dalam rumus Stock on Hand:

SOH = stok awal + masuk – keluar

SOH = 630 unit + 412 unit – 342 unit

SOH = 700 unit

Status Stock yang Wajib Dipisah

Banyak audit warehouse yang gagal karena status barang yang campur-aduk. Secara fisik, barang ada di depan mata, tetapi mereka ternyata tidak tersedia untuk dijual. Karena itu, menjaga akurasi, Anda wajib membagi stok ke dalam kategori berikut:

• Available Stock: Stok “bersih” yang sudah melewati tim QC dan tidak terikat dengan pesanan apa pun. Hanya stok ini yang boleh ditawarkan atau dipajang di marketplace oleh tim sales. 
• Reserved Stock: Barang yang ada di rak, tetapi sudah ada pemilik yang PO atau bayar. 
• Quarantine Stock: Barang yang baru masuk dari supplier. Gudang harus memisahkan stok ini dari available stock sampai tim QC menyetujuinya. 
• Damaged Stock: Produk yang dikembalikan oleh client. Ingat, jangan campur barang retur pelanggan dengan barang baru. Stok ini harus memiliki bin khusus agar tidak terpungut (picking) saat ada pesanan baru yang masuk. 
• In-Transit Stock: Stok yang sudah keluar dari gudang asal, tetapi belum sampai di gudang tujuan (dalam kasus mutasi antar gudang).

Perbedaan SOH, ATP, dan Stock Available

Kesalahan umum yang sering melumpuhkan operasional perusahaan adalah menganggap barang di rak bisa langsung dijual. Ini karena barang itu mungkin sudah milik orang lain. Agar Anda mengelola aset dengan benar; berikut perbedaan antara Stock on Hand, Available to Promise, dan Stock Available:

Apabila perusahaan Anda tidak membedakan Stock on Hand dan ATP, tim sales mungkin menjanjikan produk yang sudah dipesan kepada client lain. Dalam kasus ini, mereka akan terpaksa menelepon pelanggan tersebut untuk membatalkan pesanan secara sepihak. 

Strategi Mengelola Stock on Hand

Waktu mengelola persediaan Anda, ada beberapa strategi untuk meningkatkan SOH, yaitu:

1. Menggunakan sistem stok barang

Implementasikan sistem manajemen stok barang dalam persediaan Anda. Aplikasi ini memantau jumlah dan pergerakan aset dalam satu platform. Anda dapat merancang layout warehouse yang optimal, sehingga mengefisienkan ruang penyimpanan dan menyederhanakan workflow gudang. 

2. Memakai barcode dan RFID

Pasang label inventaris barang untuk memudahkan pengelolaan. Setiap barcode dan RFID akan mencatat informasi secara real-time. Waktu Anda pindai tag, mereka akan menunjukkan informasi dan lokasi produk. Hal ini meningkatkan visibilitas stok, dan mempercepat proses pelacakan penerimaan barang. 

3. Menentukan metode terlebih dahulu

Pilih metode pencatatan persediaan yang sesuai dengan bisnis Anda. Untuk usaha kecil-menengah, Anda perlu menggunakan metode periodik. Namun, pakai metode perpetual untuk perusahaan dengan volume penjualan tinggi. 

Tentukan juga metode manajemen stok barang yang sesuai dengan jenis produk Anda. FIFO (First In, First Out) cocok untuk bisnis yang menjual produk dengan tanggal kedaluwarsa. Sebaliknya, LIFO (Last In, First Out) pas untuk barang yang tidak memiliki tanggal kedaluwarsa. 

4. Menetapkan Reorder Points

Tentukan tingkat minimum sebagai peringatan untuk pemesanan ulang aset. Kalikan rata-rata permintaan harian dengan Lead Time, lalu tambahkan Safety Stock. Ini memastikan perusahaan Anda selalu punya stok yang cukup. 

5. Melakukan Stock Count dan Cycle Counting

Audit data Anda secara berkala. Anda dapat membandingkan data sistem dengan jumlah fisik lewat metode Stock Count. Untuk situasi di mana bisnis Anda memiliki banyak SKU dan tidak dapat menghentikan operasi dengan mudah, gunakan Cycle Counting. Dengan kedua metode ini, Anda akan menghemat waktu dan menjaga keakuratan data

Jika SOH Berbeda dengan Fisik? Cek 7 Hal berikut

Apabila angka sistem dan fisik berbeda, Anda dapat menggunakan checklist berikut supaya proses auditnya lebih mudah:

Kesimpulan

Hal pertama yang harus Anda lakukan setelah menemukan “stok gaib” adalah mengaudit data Anda. Kemudian, perbaiki dan update data tersebut di sistem Anda. Inilah cara Anda menangani perbedaan antara perhitungan manual dan sistem persediaan gudang. 

Mengelola Stock on Hand memastikan uang Anda tidak terikat pada stok “mati” di rak gudang. Anda perlu menjaga ketersediaan stok agar produk Anda dapat dibeli tanpa perselisihan. Jadi, hitung dan kelola SOH dengan cermat.