Untuk bersaing, bisnis harus bersikap fleksibel. Mereka harus menyesuaikan kapasitas bisnis dengan permintaan pasar dan kondisi ekonomi. Dua cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan sistem outsourcing.
Meskipun keduanya sering dianggap serupa, mereka memiliki perbedaan masing-masing. Untuk memilih jenis kontrak yang pas dengan perusahaan Anda, Anda perlu memahami perbedaan antara PKWT dan outsourcing.
Key Takeaways
PKWT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan bisnis untuk pekerjaan tertentu atau dalam waktu tertentu.
Outsourcing adalah praktik menyerahkan beberapa tugas kepada perusahaan lain melalui perjanjian alih daya tertulis.
Perbedaan PKWT dan outsourcing dapat dibagi berdasarkan status di perusahaan, jenis pekerjaan, lama kontrak, posisi dalam manajemen, siapa yang menggaji, hak atas kompensasi, dan siapa yang melakukan PHK.
Apa itu PKWT?
Untuk konsep pertama, PKWT memiliki pengertian dan persyaratan kerja sebagai berikut:
1. Pengertian PKWT
PKWT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan bisnis untuk pekerjaan tertentu atau dalam waktu tertentu. Menurut PP No. 35/2021, perusahaan tidak boleh menggunakan PKWT untuk pekerjaan tetap atau terus-menerus. Mereka wajib menulis dan mendaftarkan PKWT ke instansi ketenagakerjaan (Dinas Tenaga Kerja). Jadi, jika bisnis Anda membuat PKWT secara lisan, status pekerja otomatis berubah menjadi pekerja tetap.
2. Syarat Pekerjaan PKWT
Berdasarkan PP No. 35/2021, PKWT hanya diperbolehkan untuk pekerjaan tertentu, seperti:
- Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama
- Pekerjaan yang bersifat musiman
- Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan
- Pekerjaan yang sekali selesai
- Pekerjaan yang sementara sifatnya
Apa itu Outsourcing?
Untuk konsep selanjutnya, outsourcing memiliki arti dan kriteria kerja, yaitu:
1. Pengertian Outsourcing
Outsourcing adalah praktik menyerahkan beberapa tugas ke perusahaan lain melalui perjanjian alih daya tertulis. Dalam konsep ini, perusahaan pengguna menandatangani kontrak dengan perusahaan vendor untuk sebuah layanan. Vendor kemudian menempatkan pekerja untuk melakukan pekerjaan tersebut.
2. Kriteria Pekerjaan Outsourcing
Sama seperti PKWT, outsourcing memiliki kriteria tertentu. Awalnya, pekerjaan outsourcing hanya diperbolehkan untuk pekerjaan mendukung atau tidak berhubungan langsung dengan proses produksi. Terus, pembatasan itu dihapus oleh UU No. 6 Tahun 2023. Sekarang, ada pembatasan pelaksanaan pekerjaan outsourcing lagi dengan Putusan MK No. 168/PUU-XXI/2023.
Sebagai tambahan, outsourcing sering digunakan untuk:
- Security
- Cleaning service
- Customer service dan call center
- IT support
- Tenaga logistik, seperti kurir pengiriman
- Tenaga administrasi ringan, seperti data entry dan resepsionis
Perbedaan PKWT dan Outsourcing
Setelah memahami definisi dan kriteria pekerjaan, kita dapat membahas perbedaan antara PKWT dan outsourcing:
| Aspek | PKWT | Outsourcing |
|---|---|---|
| Status | Karyawan perusahaan user, meskipun bersifat sementara. | Karyawan vendor, baik sebagai pekerja PKWT atau PKWTT. Jika vendor bermasalah, status dapat beralih ke karyawan perusahaan user. |
| Jenis pekerjaan | Pekerjaan yang bersifat sementara, musiman atau untuk proyek yang memiliki tanggal penyelesaiannya. | Tergantung jenis kontrak pekerja dengan perusahaan vendor, bisa PKWT atau PKWTT. |
| Lama kontrak | Paling lama 5 tahun. | Tergantung kontrak antara vendor dan pengguna jasa (perusahaan user), atau kontrak mereka dengan vendor (pekerja outsourcing). |
| Posisi dalam manajemen | Di bawah perusahaan user secara langsung. | Di bawah vendor. |
| Gaji | Dibayar oleh bisnis pengguna jasa. | Dibayar oleh vendor. |
| Hak atas kompensasi | Wajib dibayar oleh perusahaan user, menggunakan rumus: (masa kerja / 12) x 1 bulan gaji. | Hanya wajib untuk pekerja PKWT dan dibayar oleh perusahaan vendor. |
| PHK | Dilakukan oleh bisnis pengguna jasa. | Dilakukan oleh vendor. |
Cara Mengimplementasi PKWT dan Outsourcing
Sebelum Anda menerapkan PKWT dan outsourcing dalam bisnis Anda, Anda perlu memahami prosedurnya:
1. Analisis dan kategorisasi pekerjaan
Pertama, analisis beban kerja dan bagi berdasarkan sifat dan durasinya. Jika posisi itu bersifat sementara atau berhubungan dengan produk dalam masa percobaan, gunakan PKWT. Namun, jika Anda tidak ingin melibatkan mereka dalam operasional bisnis secara menyeluruh, pakai outsourcing.
2. Menyusun kontrak
Setelah mengkategorisasikan posisi pekerjaan, susun kontrak berdasarkan jenis kontrak kerja yang akan Anda gunakan. Untuk PKWT, tulis kontrak dalam bahasa Indonesia, dan cantumkan tanggal mulai dan akhirnya. Untuk outsourcing, buat perjanjian alih daya tertulis. Kontrak ini harus memuat durasi waktu, jenis pekerjaan, jaminan kalau perusahaan outsourcing akan mematuhi hak pekerja, dan klausul ganti rugi jika vendor melanggar hukum ketenagakerjaan.
3. Melakukan due diligence dan memilih vendor (Khusus Outsourcing)
Lakukan due diligence sebelum memilih vendor. Pastikan mereka memiliki NIB yang valid, izin operasional, bukti kepesertaan BPJS bagi pekerjanya, dan keuangan yang sehat. Jangan langsung memilih vendor karena mereka menawarkan harga di bawah standar nasional. Hal ini karena vendor seperti itu sering melanggar hak-hak pekerja.
4. Pelaporan dan pendaftaran ke instansi terkait
Sesuai dengan peraturan terbaru, daftarkan PKWT ke instansi ketenagakerjaan (Dinas Tenaga Kerja setempat) secara daring paling lambat 3 hari kerja setelah penandatanganan. Namun, jika sistem belum tersedia, daftar secara luring paling lambat 7 hari kerja. Ini juga berlaku untuk pekerja outsourcing yang menggunakan kontrak PKWT.
5. Onboarding pekerja
Setelah pelaporan, lakukan proses onboarding. Jika perusahaan Anda menggunakan PKWT, lakukan onboarding sendiri. HR Anda harus memperlakukan mereka seperti karyawan tetap. Prosesnya serupa untuk outsourcing. Anda dan vendor akan melakukan onboarding, jadi fokuskan program Anda pada pengenalan peraturan dan ekspektasi perusahaan Anda.
Contoh Penerapan PKWT dan Outsourcing
Untuk memberikan gambaran yang lebih mendalam mengenai perbedaan PKWT dan outsourcing, Anda dapat melihat cara penerapannya di berbagai industri:
1. Industri manufaktur
Dalam industri manufaktur, permintaan pasar memengaruhi kapasitas produksi. Mereka menggunakan PKWT untuk memenuhi target produksi selama musim-musim tertentu, seperti hari raya keagamaan atau akhir tahun. Selain itu, mereka melakukan outsourcing untuk mendukung operasional bisnis, seperti security dan cleaning service. Hal ini memastikan bahwa manajemen pabrik dapat fokus pada efisiensi produksi.
2. Industri teknologi
Perusahaan teknologi butuh PWKT untuk menyelesaikan sebuah proyek. Ketika sebuah startup ingin mengembangkan fitur baru, mereka akan mempekerjakan spesialis-spesialis, seperti Software Tester. Sementara itu, mereka akan melakukan outsourcing customer service dan call center ke Business Process Outsourcing (BPO). Hal ini meringankan beban operasional bisnis.
3. Industri ritel
Sektor ritel menggunakan PKWT untuk kampanye promosi. Ketika ada peluncuran produk baru, merek akan menggunakan Sales Promotion Girls (SPG) selama periode promosi berlangsung. Namun, untuk urusan manajemen gudang dan distribusi, bisnis besar biasanya melakukan outsourcing. Dengan menggunakan perusahaan logistik pihak ketiga (3PL), mereka dapat mengurangi risiko kesalahan.
4. Industri perbankan
Bank dan lembaga keuangan menangani informasi sensitif, seperti data nasabah. Oleh karena itu, mereka sering menggunakan PKWT untuk tugas-tugas administratif yang bersifat sementara. Sebaliknya, perbankan menggunakan outsourcing untuk pekerjaan yang mendukung bank. Mereka tidak boleh mengalihkan tanggung jawab atau risiko ke perusahaan vendor.
Kesalahan Umum dalam PKWT dan Outsourcing
Meskipun ada regulasi yang mengatur PKWT dan outsourcing secara detail, praktik di lapangan seringkali bermasalah. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus Anda ketahui dan hindari:
1. Menggunakan PKWT untuk pekerja tetap
Banyak perusahaan yang menggunakan PKWT untuk posisi tetap. Padahal, ini mengubah status pekerja Anda menjadi PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) secara otomatis. Jika bisnis Anda melakukan PHK, Anda akan bertanggung jawab atas pembayaran pesangon sesuai peraturan.
2. Tidak membayar kompensasi PKWT
Sejak berlakunya PP No. 35/2021, pekerja PKWT berhak mendapatkan kompensasi setelah kontrak mereka berakhir. Kompensasi ini didasarkan pada masa kerja, menggunakan rumus (masa kerja / 12) x 1 bulan gaji penuh. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda akan dikenai sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Memperlakukan pekerja outsourcing seperti karyawan langsung
Perusahaan Anda tidak boleh mengambil alih peran perusahaan vendor. Jika ini terjadi dan muncul konflik, vendor memiliki hak untuk mengakhiri perjanjian sesuai dengan ketentuan kontrak. Oleh karena itu, Anda harus menjaga hubungan Anda dengan pekerja dan perusahaan outsourcing.
4. Memilih vendor yang bermasalah
Secara hukum, masalah ketenagakerjaan perusahaan outsourcing dapat menjadi masalah bisnis Anda juga. Jika Anda menggunakan vendor yang tidak membayar upah sesuai UMK atau menggelapkan iuran BPJS pekerja, Anda bisa menghadapi risiko hukum. Pekerja outsourcing bisa menuntut Anda atas hak-hak yang tidak terpenuhi. Oleh karena itu, audit perusahaan vendor Anda secara berkala.
Strategi Manajemen HR untuk Selanjutnya
Bagi perusahaan yang memiliki banyak pekerja PKWT dan outsourcing, mereka perlu bersikap strategis, seperti:
1. Integrasi sistem HRIS
Sistem yang terintegrasi dengan HRIS membantu Anda mengelola pekerja dengan tanggal mulai dan akhir yang berbeda. Anda akan menerima peringatan otomatis 30 hingga 60 hari sebelum kontrak berakhir. Ini memberi Anda waktu untuk menilai kinerja dan mengambil tindakan lebih lanjut, seperti memutuskan perpanjangan kontrak. Selain itu, Anda juga bisa menyiapkan rencana kompensasi sesuai regulasi.
2. Strategic workforce planning
Saat menambah jumlah pekerja, Anda perlu menggunakan strategic workforce planning yang berbasis data. Dengan menganalisis tren penjualan dan siklus produksi, Anda dapat memprediksi kapan Anda memerlukan tenaga kerja tambahan. Hal ini membantu Anda merekrut pekerja berkualitas dan mendapatkan tarif yang lebih baik dengan vendor sebelum peak season.
3. Employer branding untuk contingent workers
Pekerja PKWT dan outsourcing sering merasa diabaikan dibandingkan dengan karyawan tetap. Untuk menghindari ini, Anda harus membangun employer branding yang baik. Libatkan mereka dalam acara perusahaan dan sediakan fasilitas kerja yang bagus. Ini meningkatkan loyalitas dan mengurangi tingkat absensi di antaranya.
4. Audit vendor
Setelah menandatangani kontrak dengan perusahaan vendor, lakukan audit secara berkala. Mintalah bukti setor iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan untuk pekerja kontrak Anda. Selain itu, lakukan survei acak untuk memastikan pekerja outsourcing menerima gaji penuh dari agensi. Ini mengurangi risiko hukum dan memastikan Anda bekerja sama dengan bisnis yang beretika.
Kesimpulan
PKWT dan outsourcing meningkatkan fleksibilitas bisnis Anda. Dengan menggunakan salah satu atau kedua konsep ini, Anda dapat menyesuaikan kapasitas tenaga kerja dengan perubahan permintaan pasar. Pastikan saja implementasi Anda sesuai dengan jenis pekerjaan dan regulasi yang berlaku.
Jika posisi pekerjaan tersebut berhubungan dengan produk baru, gunakan PKWT. Namun, jika pekerjaan itu untuk mendukung operasional bisnis, pakai outsourcing.
Pertanyaan Seputar Perbedaan PKWT dan Outsourcing
Apakah pekerja outsourcing dapat cuti?
Ya, mereka dapat cuti tahunan berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan. Ini adalah tanggung jawab vendor dan merekalah yang menyetujui cuti tersebut.
Berapa lama kontrak outsourcing pada umumnya?
Tergantung kontrak B2B antara perusahaan vendor dan bisnis pengguna jasa. Kontrak ini bisa berlangsung selama 1 hingga puluhan tahun sampai proyek selesai.
Lebih baik menggunakan PKWT atau outsourcing?
Hal ini tergantung pada pekerjaannya. Anda perlu menyesuaikan jenis kontrak kerja dengan jenis pekerjaan dan regulasi yang berlaku.
