Pengertian Manajemen Persediaan dan Tips Mengoptimalkannya

Setiap perusahaan perlu manajemen persediaan, terutama bisnis di industri ritel dan manufaktur. Keefektifan operasional bisnis tergantung pada manajemen stok yang baik. Sistem ini mengelola dan mengklasifikasikan inventaris, serta menjaga catatan yang akurat. 

Manajemen persediaan yang kurang efektif dapat meningkatkan risiko data yang salah. Riset IHL Group menemukan bahwa daerah Asia Pasifik mengalami kerugian sebesar $642 miliar akibat data persediaan yang tidak akurat. Untuk mengurangi risiko-risiko tersebut, Anda perlu memahami cara mengoptimalkan manajemen persediaan perusahaan Anda. 

Apa itu Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan adalah proses mengatur pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan pengendalian stok perusahaan agar jumlah barang optimal dengan biaya serendah mungkin. Kegiatan ini mencakup pengelolaan berbagai jenis persediaan, mulai dari:

• Bahan baku (raw material): Bahan mentah yang disimpan untuk proses produksi. Contohnya, baja dan gandum.
• Barang dalam proses (WIP): Barang setengah jadi atau barang yang masih dalam proses produksi. Misalnya, suku cadang mesin. 
• Produk jadi (finished good): Produk yang sudah melewati proses produksi dan siap jual, seperti mobil dan HP.

Misalnya, perusahaan ritel perlu memastikan stok unit populer selalu tersedia di rak. Sebaliknya, pabrik manufaktur harus mengatur bahan baku supaya produksi tidak berhenti di tengah jalan.

Fungsi Manajemen Persediaan

Manajemen inventaris menjaga stabilitas bisnis, terutama saat menghadapi situasi tak terduga. Berikut fungsi manajemen persediaan dalam pengelolaan operasional:

• Menjamin kelancaran produksi: Pengelolaan persediaan memastikan bahan baku masuk tepat waktu, sehingga lini produksi tidak berhenti dan throughput stabil.
• Mencegah stockout: Stockout mengganggu pemenuhan order dan menurunkan service level. Pengendalian persediaan menjaga ketersediaan barang sesuai permintaan aktual.
• Mengurangi overstocking: Inventory control menyesuaikan level stok dengan hasil demand forecast. Persediaan berlebih hanya akan menambah holding cost dan meningkatkan risiko barang kedaluwarsa.
• Mengoptimalkan biaya dan cash flow: Setiap unit stok adalah capital yang mengikat cash flow. Metode EOQ / JIT menekan biaya penyimpanan dan menjaga likuiditas.
• Mendukung layanan pelanggan: Ketersediaan barang berdampak langsung pada on-time delivery dan fill rate. Sistem persediaan yang presisi membantu mempertahankan kepuasan pelanggan. 
• Mengantisipasi fluktuasi pasar: Buffer stock dan safety stock mengurangi risiko dari permintaan dan lead time vendor yang tidak selalu stabil.
• Meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan: Manajemen persediaan memastikan layout dan handling gudang sesuai standar, yang seringkali menjadi penyebab shrinkage dan damage.

Faktor yang Perlu Anda Perhatikan dalam Manajemen Inventaris

Dalam pengelolaan persediaan, ada beberapa faktor yang harus Anda monitor, yaitu:

• Anggaran: Menerapkan dan/atau meningkatkan inventory management itu mahal. Perusahaan dengan keuangan yang lemah tidak akan bisa berinvestasi pada peralatan dan sistem berkualitas tinggi.
• Gudang: Ukuran dan tata letak gudang Anda memengaruhi dan metode manajemen yang Anda gunakan dan efektivitasnya. Inilah mengapa Anda perlu mendesain layout warehouse dengan optimal.
• Lead time: Waktu tunggu yang tidak konsisten meningkatkan risiko stock level dan reorder point yang tidak akurat. 
• Manajemen: Top management menentukan strategi bisnis, yang memengaruhi jumlah dan cara perusahaan mengelola persediaan.
• Permintaan: Permintaan pasar dan konsumen memengaruhi seberapa banyak stok yang harus Anda simpan dan kapan Anda harus menetapkan reorder point. 
• Supplier: Selain lead time, keandalan pemasok juga memengaruhi manajemen persediaan. Anda dapat melihat hal ini lewat on-time delivery rate dan fulfillment accuracy dari vendor. 
• Situasi yang susah diprediksi: Bahkan dengan alat demand forecasting terbaik, Anda tidak dapat memprediksi kondisi ekonomi atau shortages dengan akurat.

Metode-metode Manajemen Persediaan

Bisnis tidak boleh mengelola persediaan dengan sembarangan. Ada berbagai metode yang dapat Anda gunakan untuk kebutuhan perusahaan yang berbeda, seperti:

• Economic Order Quantity (EOQ): EOQ menghitung jumlah pemesanan ideal supaya aset aman tanpa biaya penyimpanan tambahan. Metode ini cocok untuk permintaan stabil dan perusahaan yang ingin menekan biaya gudang. 

• Just-in-Time (JIT): Bisnis hanya menyimpan stok saat ada keperluan, sehingga gudang tidak penuh. 

• First in, First out (FIFO): Barang yang pertama masuk akan dikeluarkan lebih dulu. Bisnis wajib menggunakan metode ini untuk produk dengan masa simpan terbatas, seperti makanan atau obat. 

• Last in, First out (LIFO): Barang yang terakhir masuk akan dijual lebih dulu. Metode ini berguna ketika harga bahan baku sering naik. 

• ABC Analysis: Sistem membagi stok ke kategori A (nilai tinggi, jumlah kecil), B (menengah), dan C (nilai rendah, jumlah besar). Arahkan fokus Anda kepada kategori A, yang paling berdampak. 

• Periodic review: Perusahaan mengecek dan memesan stok yang sudah mau habis secara rutin. Ini ideal untuk bisnis yang membutuhkan persediaan stabil. 

• Safety stock: Stok cadangan untuk menghadapi lonjakan permintaan atau keterlambatan pemasok. Ini memastikan perusahaan tetap bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dalam skenario darurat. 

Untuk operasional gudang di Indonesia; Anda wajib menaati regulasi, seperti Permendag No. 90/2014 tentang Penataan dan Pembinaan Gudang. 

Contoh Sistem Persediaan Barang di Berbagai Industri

Penerapan manajemen persedian berbeda-beda antar industri. Oleh karena itu, berikut contoh manajemen inventaris di tiga industri:

1. Manufaktur

Sektor manufaktur menggunakan berbagai metode manajemen. Contoh yang jelas adalah Toyota menggunakan Just-in-Time (JIT) untuk memesan komponen sesuai kebutuhan proses produksi. Namun, FIFO juga sering digunakan dalam industri manufaktur. Misalnya, pabrik mungkin menggunakan stok yang pertama masuk terlebih dahulu untuk mencegah degradasi bahan baku. 

2. Ritel

Bisnis ritel, seperti supermarket, cenderung menggunakan FIFO untuk mengelola produk yang tidak tahan lama. Staf akan menempatkan produk perishable yang baru tiba di belakang produk yang akan kedaluwarsa untuk menghindari kerugian akibat barang expired. Perusahaan farmasi juga menggunakan FIFO atau FEFO biar obat-obatan yang mendekati tanggal kedaluwarsa dijual terlebih dahulu. 

3. Logistik

Industri logistik menggunakan safety stock untuk memastikan proses pemenuhan berjalan dengan lancar. Fulfillment center milik perusahaan E-commerce menyimpan safety stock sebagai persiapan menghadapi lonjakan permintaan. Hal yang sama berlaku untuk logistics warehouse dan distribution center, di mana kekurangan stok seringkali menyebabkan keterlambatan pengiriman. 

Mengapa Manajemen Persediaan Harus Dioptimalkan?

Persediaan adalah aset paling likuid setelah kas, tapi juga paling rentan menimbulkan biaya tersembunyi jika salah kelola. Optimalisasi manajemen inventaris menjaga operasional dan meningkatkan daya saing bisnis Anda. Selain itu, ini juga mencegah:

• Biaya penyimpanan yang membengkak. Setiap unit barang di gudang berarti biaya sewa ruang hingga tenaga kerja. Overstocking tanpa kontrol bisa memangkas margin perusahaan.
• Risiko kehilangan penjualan. Tanpa perencanaan aset yang tepat, stockout membuat pelanggan lari ke kompetitor dan potensi repeat order ikut hilang.
• Distorsi laporan keuangan. Selisih antara stok fisik dan catatan sistem bisa menyesatkan analisis biaya pokok penjualan (COGS) dan arus kas. Akibatnya, keputusan bisnis Anda jadi salah arah.
• Ketidakmampuan untuk merespons pasar. Permintaan konsumen tidak stabil. Anda akan kesulitan menyesuaikan supply dengan tren atau lonjakan musiman, tanpa inventory control yang adaptif. 

Optimasi inventory juga merupakan standar praktik terbaik di banyak industri:

• Di sektor ritel, akurasi persediaan menentukan service level dan kecepatan replenishment.
• Dalam industri manufaktur, pengelolaan inventaris yang efisien mencegah bottleneck produksi akibat bahan baku kosong. 
• Bisnis berbasis distribusi mengoptimalkan stok untuk meningkatkan akurasi dan konsistensi on-time delivery.

Bagaimana Cara Memaksimalkan Manajemen Inventaris?

Setelah menerapkan manajemen persediaan, Anda perlu meningkatkannya. Berikut lima cara untuk membuat pengelolaan persediaan Anda maksimal:

1. Atur & pantau tingkat persediaan

Tentukan tingkat stok minimum untuk setiap produk agar Anda tahu kapan harus memesan ulang. Misalnya, jika Anda menetapkan PAR level mie instan sebesar 50 bungkus dan jumlahnya turun ke 45; Anda perlu mengisi kembali stok. Dengan cara ini, rak tidak akan pernah kosong. 

Catatan: Gunakan sistem inventory yang mampu mengotomatiskan pengingat stock level supaya Anda tidak perlu mengecek secara manual dan rutin. 

2. Gunakan metode FIFO & FEFO dalam manajemen inventaris

Terapkan metode FIFO atau FEFO dalam gudang Anda. FIFO pas untuk industri dengan stok yang tidak boleh lama-lama di warehouse, seperti ritel dan F&B. Sebaliknya, FEFO (First Expired, First Out) ideal untuk produk dengan tanggal kedaluwarsa. Kedua metode ini membantu Anda menjaga kualitas barang dan mengurangi waste.

3. Optimalkan manajemen supplier

Untuk mengoptimalkan manajemen inventaris, Anda juga perlu meningkatkan manajemen supplier. Pastikan Anda memiliki komunikasi yang baik dengan pemasok Anda. Ketahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Jangan lupa untuk mendokumentasi kesepakatan antara Anda dan pemasok dengan jelas. 

4. Lakukan audit inventaris secara regular

Tergantung pada jumlah aset Anda, lakukan stock opname sekali dalam sebulan, triwulan, atau setahun. Ini akan mencocokkan jumlah aktual barang dalam persediaan dengan laporan akuntansi. Anda dapat mengetahui produk mana yang berlebihan atau kekurangan, dan mengurangi pembelian berlebihan. 

5. Adopsi sistem inventaris otomatis

Gantikan sistem manual Anda dengan software, terutama jika bisnis Anda bergerak di industri ritel atau manufaktur. Aplikasi inventaris memudahkan perhitungan SKU, dibandingkan dengan metode manual. Anda dapat memantau stock level hingga membuat laporan dalam satu dashboard. Misalnya, distributor elektronik bisa langsung tahu stok model mana yang menipis dengan peringatan dari sistem. 

Cari sistem persediaan barang yang sesuai dengan bisnis Anda. Salah satu software inventory yang dapat Anda gunakan adalah HashMicro. Sistem ini memudahkan pencatatan transaksi dan pengelolaan blanket order dalam satu platform. 

Optimalkan Manajemen Persediaan dengan Sistem Inventory

Ketika mengelola persediaan, Anda perlu menggunakan aplikasi untuk manajemen persediaan barang. Sistem ini membantu bisnis mencapai efisiensi maksimal. Anda dapat mempercepat proses pengadaan dan menjaga akurasi data persediaan di seluruh gudang. Berikut beberapa fitur utama yang wajib ada dalam sistem persediaan Anda:

• Multi-warehouse management: Memantau stok di berbagai gudang dalam satu dashboard terintegrasi.
• Real-time inventory tracking: Melihat pergerakan barang secara langsung untuk mencegah selisih data.
• Automated reorder point: Mendapatkan notifikasi otomatis saat stok menyentuh minimum stock level.
• Stock forecasting: Memanfaatkan data historis untuk memprediksi kebutuhan mendatang.
• FEFO & FIFO control: Mengatur alur keluar masuk barang sesuai masa simpan dan urutan masuk.
• Automated reporting: Membuat laporan inventaris detail untuk mendukung analisis dan keputusan strategis.

Expert’s Review

“

Dengan sistem inventaris, Anda bisa menjaga level stok selalu berada di titik optimal.
Barang tidak lagi menumpuk sia-sia, dan kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi tepat waktu berkat peringatan restock otomatis.

— Anandia Denisha, Regional Manager

Kesimpulan

Dengan demikian, Anda perlu mengoptimalkan manajemen persediaan dalam perusahaan Anda. Konsep ini penting untuk memastikan ketersediaan barang dan kelancaran aktivitas bisnis. 

Bila Anda tidak mengelola inventaris dengan baik, hal itu akan mengakibatkan kerugian yang besar bagi bisnis Anda. Karena itu, Anda harus memilih metode manajemen yang tepat dan memantau tingkat persediaan Anda setiap saat. Gunakan sistem yang terstruktur, sehingga Anda memiliki waktu yang lebih mudah saat mencatat dan mengaudit inventaris.